La factura electrónica para autónomos

Transforma tu negocio adaptándolo a la nueva normativa y a la factura electrónica.

El uso de la hoja de cálculo y el papel para la elaboración de facturas tiene su fin en un futuro inminente.

Mi consejo, ve por delante y cambia tu gestión a las nuevas herramientas digitales.

Y en la mayoría de los casos sin grandes inversiones.

La factura electrónica para autónomos en breve será obligatoria.

Ley Antifraude y ley Crea y Crece.

Las dos leyes que nos llevan a la obligatoriedad de la factura electrónica en un futuro cercano.

La factura electrónica ofrece varios beneficios para los autónomos en España:

1. Ahorro de Tiempo y Costos: Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar facturas en papel, los autónomos pueden ahorrar tiempo y reducir costos asociados con la gestión de documentos físicos.
2. Mayor Agilidad: Las facturas electrónicas se envían y reciben instantáneamente, lo que agiliza los procesos de facturación y pagos.
3. Seguridad y Autenticidad: La factura electrónica es más segura que la versión en papel, ya que cuenta con firmas digitales y sellos electrónicos que garantizan su autenticidad e integridad.
4. Cumplimiento Legal: Cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas ayuda a los autónomos a evitar sanciones y multas.
5. Mejora de la Imagen Profesional: Utilizar facturas electrónicas muestra una imagen moderna y profesional ante los clientes y proveedores.

Diferencias entre factura y factura electrónica.

1. Formato y Estructura:
   • Factura Electrónica: Tiene un formato estructurado y estandarizado (como XML, UBL, o FacturaE) que facilita su procesamiento automático por sistemas de gestión empresarial. Debe cumplir con las normativas específicas de cada país o región.
   • Factura Digital o PDF: Se puede crear en cualquier formato digital (como PDF, Word, Excel), pero carece de un formato estructurado estandarizado para procesamiento automático. Se parece más a una factura en papel digitalizada.
2. Autenticidad y Seguridad:
   • Factura Electrónica: Incluye una firma digital o certificado electrónico que verifica la identidad del emisor y garantiza que el contenido no ha sido alterado desde su creación.
   • Factura Digital o PDF: No requiere una firma digital ni certificado electrónico, por lo que su autenticidad depende de la confianza en el emisor, y su contenido puede ser alterado fácilmente.
3. Legalidad y Cumplimiento:
   • Factura Electrónica: Cumple con requisitos legales específicos y es aceptada por las autoridades fiscales como válida para efectos contables y tributarios. En muchos países, su uso es obligatorio para ciertos tipos de empresas o transacciones.
   • Factura Digital o PDF: Puede no ser aceptada por las autoridades fiscales como una factura legalmente válida si no cumple con las normativas de facturación electrónica. Es más bien una copia digitalizada de una factura en papel.
4. Procesamiento y Almacenamiento:
   • Factura Electrónica: Diseñada para ser procesada automáticamente por sistemas de contabilidad y gestión empresarial, lo que facilita la automatización de la contabilidad y la gestión de inventarios.
   • Factura Digital o PDF: Generalmente requiere procesamiento manual para ser ingresada en sistemas de gestión empresarial, lo que puede aumentar los errores y el tiempo de procesamiento.
5. Interoperabilidad:
   • Factura Electrónica: Permite la interoperabilidad entre distintos sistemas y plataformas gracias a su formato estandarizado, facilitando la integración entre diferentes empresas y sistemas.
   • Factura Digital o PDF: Su falta de estandarización dificulta la interoperabilidad y puede requerir pasos adicionales para ser integrada en sistemas distintos.

Resumen factura electrónica contra factura digital:

• Factura Electrónica: Obligatoria en muchas jurisdicciones, estructura estandarizada, autenticada con firma digital, diseñada para procesamiento automático, legalmente válida para efectos fiscales.
• Factura Digital o PDF: Formato no estandarizado, no autenticado con firma digital, requiere procesamiento manual, puede no cumplir con requisitos legales para facturación oficial.

La ley antifraude

Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego.

Tiene su origen en la Normativa Europea contra el fraude fiscal, y establece entre otras, los requisitos que deben cumplir las aplicaciones informáticas para asegurar su cumplimiento.

El reglamento de esta ley fue aprobado el 5/12/2023.

En el se establece que las aplicaciones informáticas deben garantizar la integridad, conservación accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Entra en vigor en julio de 2024, y hay de plazo hasta julio de 2025 para su implantación en los sistemas

No se puede permitir doble contabilidad. YA EN VIGOR.

Requisitos de un software facturación homologado por el reglamento de la ley antifraude

• Registro de facturación para cada alta o anulación de facturas expedidas. Firma electrónica, dahs (transacciones privadas e instantáneas), código QR. Por cada registro de facturación.
• Registro de eventos básicos del sistema (visión, actualización, entrada, salida de usuarios…) Permitir trazabilidad dentro del programa.
• Control por al AEAT permite 2 opciones:
  • Envío automático de cada registro de facturación a la Administración tributaria
    • VeriFactu o similar
    • Suministro inmediato de información SII
    • TicketBai en País Vasco
  • Registro sin envío de facturas: En cualquier momento la AEAT puede requerir y obtener copia de la información conservada.
    • Declaración responsable del sistema de cumplimiento de la normativa.

La ley Crea y Crece

La ley de 18/2022 de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

No está publicado todavía el reglamento que detallará los requisitos técnicos. Tales como:

• Poder emitir, enviar y recibir facturas electrónicas.
• Controlar e informar de los diferentes estados de la factura
• Especificar el plazo de pago, fecha de vencimiento, permitiendo así controlar la morosidad.

Los plazos para ser obligatoria son:

• Empresas de mas de 8 millones de € de facturación, un año a partir de la aprobación del reglamento. Aprox. primer trimestre 2025.
• Empresas de menos de 8 millones de € de facturación, 2 años a partir de la aprobación del reglamento. Aprox. primer trimestre 2026.

Resumen: ¿A partir de cuando debemos usar un software de facturación electrónica?

Ley Antifraude:
1 de julio de 2025.
Es la fecha a partir de la cual será obligatorio que todas las pymes y autónomos usen un software de
facturación para emitir facturas electrónicas, ya que el pasado 5 de diciembre se aprobó el
reglamento de la Ley Antifraude.
Ley Crea y Crece
Octubre de 2023: el Ministerio de Economía ha anunciado que el reglamento de facturación
electrónica se aprobará “en los próximos meses”. Además, baraja dar un año más, es decir, un total de
tres años desde la aprobación del reglamento a los autónomos para que tengan que cumplir también
con la obligación de comunicar el estado de sus facturas.

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Si quieres saber mas sobre como implantar un programa de facturación que cumpla con las 2 leyes indicadas en este artículo pide información en este enlace.

Ley antifraude

La ley crea y crece