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¿Demasiados correos en la Bandeja de Entrada?

Introducción.

¿Demasiados correos en la Bandeja de Entrada? ¿Por dónde empezar? te propongo una ideas para que sea un poco mas fácil.

Cuando el email o el correo electrónico, es una parte importante de nuestro trabajo y al abrir el correo nos encontramos con una ingente🔥😱cantidad de correos pendientes de abrir, nos damos cuenta que su gestión y organización nos va llevar 🕖🕢un buen rato».

Necesitamos tener un método adecuado a nuestra necesidades que ponga orden en todo este caos, a fin de el tiempo usado en esta tarea sea el adecuado y no se convierta en un «ladrón de tiempo».

Ideas para la organización.

Lo primero es hacer limpieza de todo lo que no es útil para nuestro trabajo🤔🤔

  • Eliminar suscriptores: Revisar todas las listas de suscripción que tienes y si realmente las necesitas. La LPD (ley de protección de datos), y más en su última actualización, nos ayudo mucho en esta tarea, ya que, en teoría todas las suscripciones que no hayamos confirmado, no debiéramos recibirlos. Todos los correos de este tipo deben tener la opción unsuscriber.
  • Si las necesitas, haz que automáticamente se mueva a una carpeta aparte. Por ejemplo gmail puede configurarse, en la sección de etiquetas, para usar las categorías. Esto nos va a permitir , que directamente al entrar se muevan a las carpetas de Social, Notificaciones o promociones.
  • Delegar en otra persona de tu equipo los correos que no necesiten de tu atención exclusiva.
  • Los correos que necesitan un seguimiento es muy útil gestionarlos con otros programas como Evernote u Onenote.  Y si llevas una gestión de proyectos mas exhaustiva llevándolos a Asana o Trello. Te puede interesar.
  • Los correos de personas o empresas con los que hay mucha comunicación crear las reglas para mover automáticamente a la carpeta correspondiente para su posterior gestión.
Esquema organización
Organizar los correos

Distintas formas de organizar los email 🗂

Con las ideas anteriores ya hemos quitado mucho de la bandeja de entrada, 📥 pero nuestro objetivo debe ser que esté vacía.

Esta operación puede ser manual, o como ya hemos dicho automática con los correos que tengamos en contactos. Para hacerlo automático como ya hemos dicho es necesario crear las reglas.

Organizar con etiquetas. 

Este es el método más sencillo de usar, principalmente en Gmail. Si etiquetas los correos, se pueden localizar fácilmente todos por la etiqueta. Una ventaja de Gmail, es que un correo puede tener varias etiquetas a la vez para su mejor localización.

También tenemos posibilidad de etiquetar los correos por colores para que sea mucho más visual, en todos o casi todos los gestores de correo.📥📌

En Outlook tenemos también la opción de seguimiento, que nos permite poner una fecha de vencimiento, convirtiendo el correo en una tarea.

Recordar que en Outlook, la organización es por carpetas, que la contrario de las etiquetas, se pueden contener subcarpetas.

Metodo Kanban.

Ordenar de forma que todo esté visible, y se pueda seguir el flujo de trabajo «ágil».📥📂

Basado en 3 carpetas: «to do», «doing» y «done» (hacer, haciendo, hecho). Aunque esta estructura puede ampliarse.

La metodología Kanban, no es solo una forma de gestionar los emails, sino que es una forma de trabajo. La tarjeta, en nuestro caso el email, se mueve por las distintas etapas del flujo de trabajo hasta su terminación. Esta forma de trabajo la usan los gestores de proyectos Trello  y Asana.

Metodo de las 5 carpetas.

Se resumen en:📥📂

  • BANDEJA: nada debe permanecer mucho tiempo, hay que mover los email a otras carpetas.
  • HOY: guardar todo lo que debe responderse hoy.
  • SEMANA: los correos que necesitan una contestación a lo largo de la semana.
  • Mes/trimestre (el periodo depende de tus necesidades): información que necesitan una atención a medio/largo plazo.
  • FYI (For Your Information): email con información importante que puedes necesitar en el futuro.
Formas de Organización de los Emails
Ideas y métodos para organizar los correos

 

Organizar en 7 carpetas.

Super útiles para mejorar la organización de los correos. Al igual que cualquiera de los otros métodos depende de tus necesidades 📥📂

Puedes usar todas o solo parte de ellas. La bandeja, al igual que en el método de las 5 carpetas, debe estar lo mas limpia posible, para que los nuevos correos se vean de forma clara.

¿Organización manual o automática? Lo ideal es combinar las 2. Crear reglas y filtros para mover los email mas recurrentes y que la dirección este dada de alta en contactos, y lo que quedan en la bandeja, hacerlo manualmente.

7 Carpetas:

  • PRÓXIMO: los mensajes que exigen ser gestionados de forma inminente, sin necesidad de anotar a la lista de tares.
  • ESPERA: mensajes de los que esperas una respuesta para terminar tu gestión.
  • SEGUIMIENTO: Correos de los que es necesario hacer un seguimiento a posterior. Son correos que llevaría a Evernote u OneNote para su seguimiento.
  • REVISAR: Mensajes con detalle que hay que leer detenidamente. Y anotar en la lista de tareas. Puede ser necesario también llevarlo a Evernote u OneNote.
  • VIP: Cos correos importantes que deben ser atendidos de una forma especial. Normalmente correos del jefe, compañeros y organizados de forma automática.
  • ARCHIVO: Correos de temas cerrados o resueltos pero que no quieres borrar.
  • BASURA: Anuncios, Ofertas, Newsletter.

Para terminar.

Atender los correos es una tarea que se repite, por lo que dentro de la organización del tiempo de trabajo, hay que tener asignado un tiempo a esta tarea. Al no ser, que sea totalmente imprescindible, es importante quitar las notificaciones de entrada de correo, para que no sean una distracción.

También según tus necesidades, es muy importante que la relación Importante-Urgente esté bien establecida, tanto en el momento de organizar los correos, como en el momento de estableces el tiempo que utilizarás para la organización y atención de los correos..😃😃👋

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